So gelingt die Rückkehr ins Büro: der Faktor „Mensch“

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Im neuen Zeitalter des hybriden Arbeitens müssen Führungskräfte einige alte Gewohnheiten infrage stellen, wenn sie ihrem Unternehmen den Weg in die neue Realität ebnen möchten, in der bis zu 50 % aller MitarbeiterInnen im Homeoffice arbeiten.

Die Coronapandemie hat das Thema mobiles Arbeiten in ein völlig neues Licht gerückt. Einer aktuellen Studie von Deloitte zufolge erwarten 55 % der Personalverantwortlichen, dass in absehbarer Zukunft mindestens die Hälfte ihrer MitarbeiterInnen ortsungebunden arbeiten werden, verglichen mit 13 % vor der Pandemie. Gemäß einer Studie von Forrester ist davon auszugehen, dass nach der Krise lediglich 30 % der Unternehmen eine vollständige Rückkehr ins Büro anstreben.

Einer Studie von PwC zufolge sehen viele MitarbeiterInnen dies genauso: 56 % der Befragten gaben an, dass sie zukünftig gerne mindestens zwei Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten möchten. Über die Hälfte der von YouGov und USA Today Befragten gaben in einer zu Beginn der Pandemie durchgeführten Umfrage an, dass die Arbeit von zu Hause dank geringerer Pendelzeiten und weniger Ablenkungen ihre Produktivität sogar erhöht habe. Auch in einer von Dell und VMware gesponserten Studie von Vanson Bourne gaben mehr als zwei Drittel der RemotemitarbeiterInnen an, dass sie weniger Stress hätten, während drei Viertel der Befragten sogar der Meinung waren, dass sich das persönliche Verhältnis zu Kollegen in dieser Zeit verbessert habe.

Die größte Herausforderung bei der Einführung hybrider Arbeitsmodelle stellt eine Mischung aus kulturellen und technischen Problemen dar. Bisher war das Homeoffice ausschließlich ein gelegentlicher Bonus für MitarbeiterInnen, die Papierarbeiten zu erledigen oder Berichte zu schreiben hatten. Wenn diese an Meetings teilnehmen mussten, geschah das über blechern klingende Audiokonferenzsysteme, die wenig Möglichkeiten boten, die Dynamik im Raum zu erfassen oder sich überhaupt Gehör zu verschaffen.

Vollständige Integration aller MitarbeiterInnen

Zukünftig muss sichergestellt werden, dass RemotemitarbeiterInnen vollständig in die Belegschaft integriert werden. Viele ArbeitsplatzexpertInnen sind mittlerweile der Ansicht, dass Meetings zukünftig ausschließlich als Videokonferenzen stattfinden sollten, selbst, wenn sich die meisten Personen in einem Raum befinden. Auch das Etablieren virtueller Kaffeepausen, „Happy Hours“ und Fitnesseinheiten, die während der Coronapandemie entstanden, ist essenziell, damit sich MitarbeiterInnen erholen und wie sonst nur im Büro Kontakt miteinander pflegen können. Diese natürlichen Unterbrechungen des Arbeitstags sind für die mentale Gesundheit besonders wichtig – in einer von dem anonymen Berufsnetzwerk Blind im April 2020 durchgeführtenUmfrage gaben 73 % der fast 7.000 befragten RemotemitarbeiterInnen an, unter Burnout zu leiden.

Technologie ist Teil der Lösung. Mittlerweile ist erwiesen, dass Videokonferenzen Mitarbeiter zusammenbringen und dass RemotemitarbeiterInnen durch die Nutzung kollaborativer Software selbst bei den komplexesten Projekten als gleichgestellte Teammitglieder mitarbeiten können. Auch Führungskräften ist das nicht verborgen geblieben, wie eine Untersuchung von PwC zeigt: Nahezu drei Viertel der Befragten gaben an, eine Erhöhung der Investitionen in Software für die virtuelle Zusammenarbeit zu planen. Darüber hinaus sagten 64 %, dass sie Führungspersonal für den Umgang mit einer größeren Zahl „virtueller“ MitarbeiterInnen schulen ließen.

Um hybride Arbeitsmodelle erfolgreich umzusetzen, ist ein Umdenken erforderlich, damit RemotemitarbeiterInnen wirklich gleichgestellt werden. In einigen Fällen sind dafür sogar grundlegende Veränderungen des Arbeitsplatzes vonnöten. Bei dem neuen Konzept des „persönlichkeitsspezifischen Arbeitsumfelds“ werden Büros, Dienstpläne und Aufgaben den Stärken und Anforderungen des Personals angepasst. Hierbei wird dem mobilen Arbeiten höchste Priorität eingeräumt und MitarbeiterInnen erhalten die Technologie, die sie benötigen, um ihre Arbeit von überall zu erledigen.

Viele branchenführende Unternehmen haben bereits die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle entdeckt. Zwei Drittel der bei der von Vanson Bourne durchgeführten Studie Befragten gaben an, dass sich die Rekrutierung neuer MitarbeiterInnen durch mobile Arbeitsoptionen wesentlich einfacher gestalte. Mehr als die Hälfte plant darüber hinaus, ihre Investitionen in Büroräume in den kommenden 12 Monaten zu reduzieren.

Die Meinung, dass sich MitarbeiterInnen zwischen der Arbeit in einem Büro und einem ortsungebundenen Arbeitsmodell entscheiden müssten, wird zunehmend zu einem Relikt des Industriezeitalters. Die meisten Wissensarbeiter verbringen die meiste Zeit am Computer, telefonieren oder nehmen an Meetings teil. Diese Aktivitäten können mit den richtigen Hilfsmitteln und der erforderlichen Unterstützung problemlos von überall ausgeführt werden. Eines ist klar: Unternehmen, die in der Zukunft erfolgreich sein wollen, müssen ihre MitarbeiterInnen so ausstatten, dass sie überall ihr Bestes geben können – ganz gleich, wo sie sich befinden.

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